Microsoft a annoncé en 2025 la mise en œuvre d’une nouvelle politique touchant directement les comptes OneDrive sans licence. Désormais, les comptes OneDrive associés à des utilisateurs sans licence active de Microsoft 365 seront archivés, limitant l’accès à leurs données, sauf si une facturation spécifique est activée pour ces comptes. Ce déploiement, qui devrait se terminer dans les mois à venir, constitue un changement significatif pour les administrateurs et les entreprises utilisant l’écosystème de Microsoft 365.

Pourquoi les comptes sans licence sont-ils archivés ?

Cette situation se produit lorsqu’à un utilisateur on retire sa licence Microsoft 365, sans supprimer le compte utilisateur. Le stockage de OneDrive reste actif en arrière-plan et, du point de vue de Microsoft, il est considéré comme une capacité de stockage utilisée sans paiement. Pour éviter un tel usage non facturé, Microsoft a décidé d’archiver les comptes non licenciés depuis janvier 2025.

Dates clés et scénarios

Le processus d’archivage et de suppression dépend de la date à laquelle le compte OneDrive a perdu sa licence :

• Comptes sans licence avant le 28 juillet 2025 :
  Ces comptes passeront en mode lecture seule le 26 septembre et seront archivés le 29 octobre 2025. Seuls les administrateurs pourront y accéder, mais leur contenu ne sera pas accessible sans activer la facturation. Ils ne seront pas supprimés, quelles que soient les politiques de conservation.
• Comptes sans licence après le 28 juillet 2025 :
  • Avec politique de conservation ou blocage légal :
    Après 93 jours sans licence, le compte est archivé et préservé conformément aux politiques de conservation. Il ne sera pas supprimé tant que la période de conservation n’est pas terminée.
  • Sans politique de conservation et sans facturation :
    Le compte passe en mode lecture seule après 60 jours, est archivé au bout de 93 jours et sera ensuite supprimé selon le cycle habituel de désapprovisionnement et de recyclage.
  • Sans politique de conservation mais avec facturation activée :
    L’archivage se fait après 93 jours et les administrateurs pourront continuer d’accéder aux données, tant que les coûts de stockage sont réglés.

Coûts d’accès aux données archivées

L’accès aux données d’un compte archivé n’est pas gratuit. Microsoft a fixé un tarif de 0,60 dollars par Go pour réactiver l’accès pendant 30 jours. Si les informations ne sont pas supprimées dans ce délai, le coût sera de 0,05 dollars par Go par mois. Ainsi, vérifier un compte de 100 Go coûtera 60 dollars pour seulement un mois d’accès. Dans les nouveaux comptes sans licence après le 28 juillet, le stockage archivé sera directement facturé à raison de 0,05 dollars par Go par mois.

Comment identifier et gérer les comptes concernés

Microsoft a mis à disposition dans le Centre d’administration SharePoint un rapport spécifique sur les comptes OneDrive sans licence. Depuis ce tableau de bord, les administrateurs peuvent vérifier l’état de tous les comptes, la quantité de stockage utilisée, les raisons pour lesquelles le compte est sans licence et le calendrier d’archivage ou de suppression. En outre, des outils tels que PowerShell et des scripts gratuits peuvent être utilisés pour automatiser la détection et la gestion.

Étapes recommandées :

1. Vérifier le rapport des comptes sans licence dans le centre d’administration SharePoint.
2. Supprimer les comptes dont le contenu n’est pas nécessaire directement depuis le rapport ou le Centre d’administration Microsoft 365.
3. Si vous souhaitez préserver les données, activer la facturation via Microsoft Syntex et un abonnement Azure à la demande, en suivant les instructions du portail.
4. Déménager le contenu vers un autre emplacement si vous préférez ne pas supporter les coûts d’archivage.

Conseils pour éviter les surprises

Microsoft recommande aux administrateurs de vérifier les rapports OneDrive dans les semaines à venir, de nettoyer les anciens comptes et de définir clairement quelles données doivent être conservées et quelles peuvent être supprimées. Ne pas agir à temps pourrait entraîner des factures élevées pour récupérer les données de comptes archivés.

La nouvelle politique de Microsoft concernant les comptes OneDrive sans licence impose une gestion proactive du stockage et de la facturation dans le cloud. Le conseil des experts est d’agir avant l’archivage définitif, en vérifiant et en gérant les comptes inactifs pour éviter des pertes d’information et des dépenses inutiles.

source : lazyadmin