Loin de vouloir l’éliminer, les leaders technologiques doivent apprendre à canaliser le potentiel des IT en mode ombre pour stimuler une innovation maîtrisée.
Le phénomène du Shadow IT est désormais omniprésent dans presque toutes les organisations modernes. Cela concerne l’utilisation de technologies, de logiciels, de services ou d’infrastructures acquises par des départements en dehors du contrôle de l’équipe informatiques officielle. Bien qu’il représente des risques considérables, le Shadow IT peut également être un puissant moteur d’agilité et de créativité.
Face à cette réalité, la question essentielle pour les DSI ne devrait pas être de savoir comment éradiquer le Shadow IT, mais comment exploiter son énergie de manière constructive.
Symptôme d’un échec ou preuve d’agilité organisationnelle ?
Le Shadow IT naît souvent de la frustration : les unités opérationnelles recherchent rapidité et résultats, tandis que l’équipe informatique est perçue comme un frein. Lorsque le département informatique priorise la stabilité et l’utilisation des logiciels existants plutôt que l’innovation continue, les équipes se tournent vers des solutions autonomes.
Certaines organisations imposent des politiques extrêmement strictes pour interdire tout achat de technologie non approuvé, mais le coût de ce contrôle peut être élevé : perte d’agilité et démotivation des employés.
Cependant, laisser se développer le Shadow IT sans contrôle n’est pas non plus une option.
Cinq grands risques associés au Shadow IT
- Coûts inutiles : En l’absence de supervision, de remises de volume ou d’accords-cadres sont perdues.
- Risques de sécurité et de conformité : Les solutions non évaluées peuvent créer de graves vulnérabilités.
- Redondance et fragmentation : La prolifération d’outils non intégrés engendre des silos d’information et freine la transformation numérique.
- Dépendance aux fournisseurs : Négocier sans expertise technique présente des risques de contrats défavorables et de vendor lock-in.
- Gaspi de temps et de ressources : La duplication des évaluations et des mises en œuvre réduit l’efficacité organisationnelle.
Trois méthodes pour canaliser le Shadow IT en toute sécurité
Voici trois stratégies pratiques pour transformer le Shadow IT en un atout pour l’entreprise :
1. Créer un « Catalogue de solutions » approuvé par le service informatique
Cela fonctionne comme un marché interne avec une liste de solutions SaaS validées par l’équipe informatique. Il permet aux équipes de choisir rapidement des outils en toute sécurité et en conformité. Il peut également être ouvert aux suggestions des utilisateurs, transformant ainsi des cas potentiels de Shadow IT en propositions officielles.
2. Budgets protégés pour l’innovation des utilisateurs
Les unités opérationnelles peuvent se voir autorisées à consacrer une partie de leur budget à des solutions technologiques indépendantes. Le service informatique peut égaler ces investissements avec un fonds d’innovation, garantissant la validation technique sans freiner les initiatives.
3. Appliquer une « taxe DARC » sur les décisions à haut risque
La taxe DARC sanctionne budgétairement les solutions dangereuses, redondantes ou coûteuses acquises sans le contrôle du service informatique. Ce système peut être appliqué par le biais de chargebacks aux départements qui ne respectent pas les règles. Par exemple, un surcoût peut être appliqué à ceux qui maintiennent des logiciels obsolètes. Les sommes récoltées peuvent ensuite être utilisées pour renforcer l’innovation ou résoudre des problèmes de sécurité.
Collaborer, pas contrôler
Selon IDC, la seule solution durable est d’établir un partenariat entre le service informatique et les métiers. Le rapport Moving from Shadow IT to IT-Business Joint Ventures propose des recommandations pratiques pour transformer le conflit en collaboration, soutenue par des services de conseil exécutif.
Conclusion : du risque à l’opportunité
Éliminer complètement le Shadow IT est une illusion. Le véritable défi pour les DSI est de le rediriger : fournir des orientations, un financement et des limites claires pour que l’innovation puisse émerger des métiers, sans compromettre la sécurité, la conformité ou l’efficacité.
Le Shadow IT n’est pas l’ennemi : c’est un signe de créativité et de besoin d’agilité. Adopter une approche collaborative est le chemin vers un leadership informatique qui se réinvente en tant que facilitateur plutôt qu’en gardien.
Références : Blog IDC
