Depuis des années, 3CX a su s’imposer dans des secteurs tels que l’hôtellerie, l’éducation, l’industrie ou encore les organisations disposant d’un grand nombre d’extensions mais d’un faible volume d’appels : cela reposait sur une idée simple : payer pour le nombre d’appels simultanés (SC) et non pour le nombre d’extensions. Ce modèle permettait, par exemple, à un hôtel avec des centaines de chambres (et donc autant d’extensions) de payer une licence relativement abordable si la majorité du temps peu d’appels étaient en simultané.

Mais aujourd’hui, cet équilibre évolue. 3CX a annoncé l’instauration d’un plafond maximal d’extensions par licence en fonction des appels simultanés, avec des rapports variant entre 5 et 8 extensions par appel simultané. La mise en œuvre de cette nouvelle politique se fera progressivement, pour aboutir en avril 2026.

Le blog espagnol spécialisé en VoIP Sinologic met en lumière l’impact direct pour les administrateurs : les déploiements importants, conçus avec une faible concurrence, ne seront plus aussi avantageux, puisqu’ils passeront du profil idéal à celui le plus pénalisé par cette nouvelle réglementation.

Quels sont précisément les changements (et pourquoi cela compte)

3CX affirme qu’il a toujours recommandé certains plafonds concernant le nombre d’extensions par licence, généralement autour de 3 à 4 fois le nombre d’appels simultanés. La différence, c’est que ces recommandations deviennent désormais des seuils maximum officiels, intégrés dans une logique d’usage raisonnable. La société justifie cela en précisant que seul environ 15 % de ses clients seraient impactés, évitant ainsi une hausse générale des tarifs.

Par ailleurs, 3CX précise que les boîtes vocales ou « mailboxes systémiques » ne sont pas comptabilisées dans ce total. La société reconnaît que de nombreuses installations ont gonflé artificiellement le nombre d’extensions pour des usages annexes (par ex., boîtes vocales pour les files d’attente) en raison de limitations historiques de configuration. En parallèle de cette régulation, elle promet des améliorations techniques pour réduire la nécessité de créer des « faux » extensions et faciliter la gestion, notamment via des boîtes vocales plus flexibles ou des améliorations de synchronisation avec Microsoft 365.

Calendrier : quand cela va commencer à poser problème

Bien que l’annonce et la grille tarifaire soient déjà publiques, 3CX insiste pour dire que les limites indiquées sont indicatives jusqu’à une date minimale. Cependant, des signaux indiquent que l’entreprise veut accélérer l’adaptation progressive :

• À partir de la mise à jour 8 (V20) : le système affiche des alertes informatives en cas de dépassement du seuil, pour détecter et supprimer les utilisateurs ou extensions inutilisées.
• À partir du 1er janvier 2026 : lors des renouvellements pour des systèmes dépassant ces limites, une avertissement apparaîtra dans le processus de commande pour signaler qu’il faudra soit étendre la licence, soit réduire le nombre d’extensions à un moment de l’année.
• Au minimum à partir du 1er avril 2026 : 3CX activera concrètement ces règles, avec une période de grâce pour ajuster, mais avec la menace que les systèmes en infraction puissent perdre leur support technique.

Tableau simplifié : nombre d’appels, extensions maximales et coût

3CX a publié une grille « maximum d’extensions par licence » (mise à jour le 30 octobre 2025), indiquant des tarifs en euros, avec un exemple comparatif face à des alternatives par utilisateur. Voici quelques tranches représentatives (tarifs hors TVA, susceptibles d’évoluer) :

Pratiquement, cela implique que pour un déploiement comportant 400 extensions, auparavant envisageable avec une licence de 8 SC si la concurrence était faible, la nouvelle grille oblige à passer à une licence de 96 SC (maximum 576 extensions), ce qui fait bondir le coût annuel de 350 € à près de 4 495 € (hors TVA). C’est précisément ce type de situation que Sinologic souligne comme étant le plus pénalisé en Espagne : beaucoup d’extensions, très peu d’appels simultanés, et un modèle qui a longtemps été attractif.

Interprétation de 3CX : une « utilisation équitable » pour éviter de faire payer tout le monde plus cher

La société présente cette nouvelle réglementaire comme une Fair Usage Policy (politique d’usage raisonnable) actualisée en octobre 2025, intégrant des limites sur la capacité, y compris un nombre maximum d’extensions en fonction de la licence.

Dans ses communications publiques, 3CX indique aussi que le problème provient majoritairement de pratiques administratives, comme la création d’extensions par défaut lors de synchronisations massives avec M365, ou leur utilisation comme boîtes vocales. Elle promet donc des changements techniques pour réduire ces extensions « superflues ».

Analyse du marché : un changement qui ramène à une logique « paiement par utilisateur »

Concrètement, cette évolution introduit une limite rigide, rapprochant en plusieurs contextes le coût final de l’option « payant pour capacité d’utilisateurs/extensions », même si le nom du modèle reste celui des appels simultanés.

En réaction, les communautés en ligne et forums s’interrogent moins sur la justification technique qu’elles se demandent surtout comment gérer deux points principaux :

1. Planification perturbée pour déploiements à faible concurrency : les hébergements hôteliers, hospitaliers, scolaires ou administratifs où le nombre d’extensions ne croît pas proportionnellement aux appels en temps réel.
2. Risque pour le support : l’éventualité de perdre l’assistance technique en cas de non-rectification après la date butoir, ce qui oblige les intégrateurs à envisager une migration ou une modification des licences.

Recommandations pour les équipes IT et intégrateurs à l’approche du 1er avril 2026

Avec cette échéance en vue, il est conseillé d’adopter une approche pragmatique :

• Audit des extensions réelles versus nécessaires : repérer les « utilisateurs dormants », les extensions héritées, ou encore les boîtes vocales créées en dépannage (les alertes de la mise à jour 8 sont là à cet effet).
• Différencier « extension » et « boîte vocale/file d’attente » : profiter des améliorations prévues pour ne pas consommer d’extensions pour des usages auxiliaires.
• Revoir les renouvellements 2026 : si le système dépasse les limites, l’avertissement dès la validation de la nouvelle licence est déjà prévu par 3CX.
• Préparer divers scénarios : régulariser (nettoyer) ou augmenter la licence, ou envisager d’autres solutions, en particulier dans les grandes installations où le coût peut augmenter significativement.

En résumé, 3CX cherche à protéger sa politique tarifaire en limitant les cas « extrêmes » qui exploitaient le plus son modèle. Mais en faisant cela, elle remet en question un des piliers de son succès : la flexibilité des extensions en scénario de faible concurrence. Le trimestre à venir sera décisif pour voir si cette évolution sera perçue comme une normalisation ou comme un facteur de migration massif.

Source : sinologic.net et 3cx